1. Zugangseröffnung für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation
Die Gemeinde Rhauderfehn bietet mit der Einführung der sogenannten Virtuellen Poststelle, realisiert durch das Produkt „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP), die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung.
Über diese Virtuelle Poststelle (VPS), können ab sofort rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Gemeindeverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördengänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch eine „qualifizierte elektronische Signatur“ am Computer ersetzt. Bisher konnten online nur einfache (formfreie) Vorgänge abgewickelt werden, die keine Schriftform voraussetzen.
Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) i.V.m. § 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (Nds. VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger oder die Empfängerin hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Gemeinde Rhauderfehn eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Rhauderfehn gelten.
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
- Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorsehen, ist auch eine digitale Signatur nicht erforderlich.
Formfreie Vorgänge oder Anfragen können weiterhin per E-Mail an alle auf www.rhauderfehn.de oder in Briefköpfen der Gemeindeverwaltung ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesandt werden.
Für eine formfreie Kommunikation mit der Gemeindeverwaltung kann darüber hinaus auch folgende zentrale E-Mail-Adresse genutzt werden: gemeinde(at)rhauderfehn.de
- Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen bzw. die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Vorgänge dieser Art können jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Gemeinde Rhauderfehn rechtsverbindlich und sicher elektronisch übermittelt werden.
Hierfür steht das Programm EGVP unter www.egvp.de zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Andere verschlüsselte oder signierte E-Mails nimmt die Gemeindeverwaltung aus technischen und organisatorischen Gründen nicht entgegen.
Für die Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur wird eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät benötigt. Auf der Signaturkarte muss sich die qualifizierte elektronische Signatur befinden. Diese und auch das Kartenlesegerät kann bei verschiedenen Anbietern (z.B. bei der Hausbank) bestellt werden. Unterstützt werden vom EGVP alle in Deutschland gängigen qualifizierten Signaturkarten. Nicht unterstützt werden z.B. HBCI-Bank-Karten.
Eine Auflistung der unterstützten Karten findet sich unter www.egvp.de.
Die Gemeinde Rhauderfehn behält sich in Zweifelsfällen vor, eingehende signierte Nachrichten per Briefpost zu beantworten. Wir setzen die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten voraus, die Verwendung eines Pseudonyms ist unzulässig.
3. Dateiformate
Da nicht alle Datei-Formate bei der Gemeinde Rhauderfehn bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung derzeit auf folgende Formate beschränkt (andere Formate nur auf Rückfrage):
- Adobe Acrobat (.pdf)
- Microsoft Word (.docx und .doc)
- Microsoft Excel (.xlsx und .xls)
- Microsoft PowerPoint (.pptx und .ppt)
- Grafik (.jpg/jpeg)
- LibreOffice / OpenOffice Textverarbeitung (.odt)
- LibreOffice / OpenOffice Tabellenkalkulation (.ods)
- LibreOffice / OpenOffice Präsentation (.odp)
- Rich Text Format (.rtf)
- nur Text-Formate (.txt)
Die Gesamtgröße der Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten. Ausführbare Dateien sind generell von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten wie z. B. Makros sind nicht zulässig. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Gemeindeverwaltung